وسائل الكتابة الفعالة

الرسائل واعداد التقارير هي إحدى مهارات الاتصال الإداري ، ويقصد بها نقل وتبادل المعلومات التي على أساسها يتوحد الفكر ، وتتفق المفاهيم ، و تتخذ القرارات ، أو تبادل الحقائق أو الأفكار أو الآراء أو المشاعر من خلال عمليات الإرسال والاستقبال من شخص الى آخر . ( مسلم ، 2015 م )

ولنستطيع كتابة واعداد رسائل وتقارير بالشكل الصحيح ، لابد أن نتعرف على العوامل المؤثرة في التقرير ( وسائل الكاتبة الفعالة ) وهي كالتالي :

أولاً – الكاتب الجيد : في البداية يجب أن يكون الكاتب في حالة ذهنية مناسبة ، وذلك ليستطيع شرح الحقائق التي يكتبها ، وتكون الرسالة أو التقرير بمستوى عالي من الدقة ، كما أن النظر الى الرسالة أو التقرير أنه عمل روتيني يعطله عن عمله الأصلي ، فذلك لن يساعد في تنمية قدرة الكاتب في الكتابة . ( الخزامي ، 2009 )

فالكاتب الجيد يمتلك حسن الادراك والقدرة على التحليل ، و اصدار النتائج من الحقائق التي جمعها ، بالإضافة الى تمكنه من اللغة بحيث يستطيع شرح أفكاره ، وكل ذلك يعطي فكرة حسنة عن الكاتب . 

( الخزامي ، 2009 )

ثانياً – وقت القارئ : يهتم القارئ دائماً بأن يحصل على المعلومات اللازمة بأعلى كفاءة وفي أقل وقت ، حيث أن لدى القارئ مهام أخرى يجب القيام بها ، وقراءة الرسالة أو التقرير سوف يكون على حساب تلك المهام ، وعليه يجب على الكاتب الحرص على إيصال المعلومات الى القارئ بأقل كلمات ممكنة ، مع اخذ بعين الاعتبار إيصال المعلومة كاملة دون نقص . ( الخزامي ، 2009 )

ثالثاً – الكتابة الواضحة : إن العبارات الصحيحة أو أسلوب التعبير واختيار الكلمات الصحيحة ، هو سر الأسلوب الجيد في الكتابة ، حيث أن تكون الكتابة مماثلة الى حد ما لكلامك ، يجب بالطبع تجنب العبارات والكلمات العامية ، باختصار أن تكون الرسالة تحتوي على جمل واضحة ومفهومة بشكل تام من قبل القارئ . ( الخزامي ، 2009 )

ولتوضح هذه العوامل دعونا نعطي مثالاً عن الرسالة بهذا المقال الرائع :

الإبداع في تطوير الموظفين

تطوير الموظفين لا يقتصر على الدورات والقاعات التدريبية؛ فهناك وسائل مختلفة، وفي متناول الجميع، يمكن أن تسهم في تطوير أداء الموظفين، ومن أهمها التطوير بالتلمذة والمرافقة المستمرة؛ إذ يطلب من الموظف الجديد الوجود المستمر مع الموظف الخبير للتعلم منه، واكتساب المعرفة والمهارة من خلال ملاحظته ومتابعته، ومشاهدة مواقفه الوظيفية، وتطبيقها تحت إشراف الموظف الخبير.

يجب أن يتابع المسؤولون عن المنظمات برامج التطوير وآلياتها داخل منظماتهم، ودعمها، وتحفيز الجميع على الاستفادة منها، وتذكيرهم بأن استدامة المنظمة ونموها وتطورها مرتبطٌ بحرص أفراد تلك المنظمة على التطوير المستمر. ( ال عمير ، 2024 )

ومن هذا المثال يمكننا أن نوضح تطبيق الكاتب لوسائل الكتابة الفعالة من خلال :

1 – الكاتب الجيد : المقال يوضح بأن الكاتب جيد من خلال ملاحظتنا بأن المقال مكتوب بدقة عالية ، ويحتوي على المفاهيم والآراء التي تصل للقارئ ويستطيع الاستفادة من هذه المعلومات دون الحاجة الى البحث والاستفسار .

2 – وقت القارئ : كان المقال مختصراً ويجذب القارئ ويحتوي على جميع الحقائق والمعلومات والتوصيات  ، بالإضافة الى أن المعلومات تصل للقارئ دون الحاجة الى ضياع وقته الثمين .

3 – الكتابة الواضحة : كانت المقالة مكتوبة بلغة و مفردات واضحة خالية من الغموض ، بالإضافة الى خلو المقالة من الأخطاء الاملائية .

وفي الختام فإن معرفتنا لوسائل الكتابة الفعالة و العوامل المؤثرة في الرسالة ، ذلك يسهل علينا كتابة الرسالة بالشكل المطلوب ، و إيصال المعلومات والتوجيهات بالشكل الصحيح ، بالإضافة الى مكتن القارء من فهم هذه الرسائل وهدفها ومحتواها .

المراجع :

مسلم ، عبد الله حسن . ( 2015 م ) . مهارات الاتصال الإداري والحوار( الطبعة الأولى ) : إعداد و كتابة التقارير . عمان ، الأردن : دار المعتز للنشر والتوزيع .

الخزامي ، عبد الحكيم أحمد . ( 2009 م ) . فن كتابة التقارير . القاهرة ، مصر : دار الطلائع للنشر والتوزيع .

ال عمير ، حسن . ( 2024 م ) . الإبداع في تطوير الموظفين . موقع سبق . تم الاسترجاع من الرابط :

https://sabq.org/articles/1rofdvqc35

 جميل الحمو / 2024

الخلاصة :

يتحدث النص عن أهمية مهارة كتابة الرسائل وإعداد التقارير في الاتصال الإداري، حيث تساعد على نقل المعلومات وتوحيد الفكر واتخاذ القرارات. ويشير النص إلى عوامل مؤثرة في كتابة التقارير مثل الكاتب الجيد، ووقت القارئ، والكتابة الواضحة. ويقدم مثالاً عن رسالة تتحدث عن أهمية تطوير الموظفين وكيفية تطبيق وسائل الكتابة الفعالة فيها. ويختتم النص بتأكيد أهمية معرفة هذه الوسائل لكتابة الرسائل بشكل صحيح وإيصال المعلومات بوضوح للقارئ.

Summary:

The text discusses the importance of writing skills in administrative communication, as it helps in conveying information, unifying thoughts, and making decisions. The text also refers to influential factors in report writing, such as a good writer, reader's time, and clear writing. It provides an example of a message discussing the importance of employee development and how to apply effective writing methods in it. The text concludes by emphasizing the importance of knowing these methods for writing messages correctly and clearly conveying information to the reader.