الفعالية في بيئة العمل ليست خياراً
إضافياً، بل هي حجر الأساس الذي يبنى عليه نجاح أي منظمة، فعندما نتحدث عن
الفعالية فإننا نعني القدرة على تحقيق الأهداف بأقل جهد ممكن وبأعلى جودة، الإدارة
الناجحة تدرك أن كل عملية داخل التنظيم، من التخطيط إلى الرقابة، تحتاج إلى مستوى
معين من الفعالية، لكن هناك عمليات جوهرية يعتمد عليها التنظيم أكثر من غيرها، مثل
عملية الاتصال الإداري، هذه العملية تشكل العمود الفقري لبقية الأنشطة لأنها
الوسيلة التي من خلالها تنتقل المعلومات والتوجيهات والأفكار بين الأفراد
والإدارات، فإذا كان الاتصال ضعيفاً أو مليئاً بالعوائق فإن فعالية العمليات
الأخرى تتأثر مباشرة. ( الطبقجي ، 2012 )
بعد قراءة دراسة الحالة للدكتور رشيد
زوزو و الباحثة زينب بوحنيك بعنوان دور اللغة في تحقيق فعالية الاتصال الإداري
لعام 2015 يظهر لنا بوضوح أن دراسة اللغة وطرق استخدامها داخل المنظمة أمر بالغ
الأهمية، لأن اللغة ليست مجرد كلمات، بل أداة للتأثير والإقناع وبناء الثقة، وعليه
استطيع الرد على جميع الأسئلة والواردة في تكليف مجلة التعلم لهذا الأسبوع :
1 - تأثير اللغة على فعالية الاتصال
الإداري
اللغة تحدد الطريقة التي يفهم بها
الموظفون بعضهم البعض، وتؤثر على سرعة الاستجابة وجودة القرارات، على سبيل المثال
إذا كانت التعليمات الإدارية غامضة أو مليئة بالمصطلحات المعقدة، فقد يفهمها
الموظفون بطرق مختلفة، مما يؤدي إلى أخطاء في التنفيذ.
ومن تجربتي كمشرف على فرع لإحدى الشركة
كبرى، واجهت موقفاً مع فريق المبيعات عندما أرسلت الإدارة العليا تعليمات مكتوبة
بلغة رسمية صعبة، بعض الموظفين فهموا الرسالة بشكل مختلف، مما أدى إلى ارتباك في
طريقة التعامل مع العملاء، عندما قمت بإعادة صياغة التعليمات بلغة أبسط، مع إعطاء
أمثلة عملية، تحسن الأداء بشكل ملحوظ.
من أمثلة الحواجز اللغوية التي واجهتها
أيضاً:
-
استخدام مصطلحات فنية غير مفهومة لغير
المتخصصين.
-
اللهجات المتعددة في بيئات عمل تضم
جنسيات مختلفة، مما يسبب سوء فهم.
-
الرسائل الطويلة التي تفتقر إلى الوضوح
فتفقد معناها.
وفي المقابل يمكن للغة الواضحة
والمباشرة، مع استخدام أمثلة واقعية، أن ترفع من فعالية الاتصال وتبني الثقة بين
الموظفين.
2 - طرق تقييم وتحسين أسلوب الاتصال بين
الموظفين وأصحاب المصلحة
المؤسسات لا تستطيع تحسين ما لا تقيسه،
ولهذا يجب تقييم أسلوب الاتصال بشكل دوري ومنها:
-
الاستبيانات الداخلية: لمعرفة مدى وضوح
الرسائل الإدارية من وجهة نظر الموظفين.
-
المقابلات الفردية: لسماع تجارب
الموظفين مع التواصل اليومي.
-
تحليل شكاوى العملاء أو الملاحظات
الواردة فهي مؤشر مباشر على فعالية الاتصال.
في الشركة التي أعمل بها اعتمدنا مؤخراً
نماذج الكترونية تتيح للموظفين تقييم الاجتماعات والرسائل الداخلية بعد كل تواصل
رسمي، هذا منحنا صورة واضحة عن نقاط القوة والضعف.
لتحسين التواصل، يمكن تنفيذ خطوات مثل:
-
التدريب المستمر على مهارات التواصل
الفعال.
-
تبسيط الرسائل الرسمية وتجنب الحشو.
-
استخدام وسائل بصرية مثل العروض
التوضيحية والإنفوجرافيك لشرح المعلومات المعقدة.
3 - استراتيجيات تعديل أسلوب الاتصال في
العروض والمفاوضات التجارية
عندما نتحدث عن العروض أو المفاوضات،
تصبح اللغة أكثر حساسية؛ لأنها ليست مجرد نقل معلومات بل إقناع الطرف الآخر، ومن
الاستراتيجيات الفعالة والتي اتبعها بشكل دائم:
-
تكييف اللغة مع الجمهور فالعرض الموجه
لمدير مالي يجب أن يركز على الأرقام والعوائد، بينما العرض الموجه لفريق تسويق قد
يركز على تجربة العملاء.
-
استخدام القصص والأمثلة الواقعية لأنها
تجعل الرسالة أكثر قرباً من المستمع.
-
اختصار الجمل وتوضيح النقاط الرئيسية
لأن كثرة التفاصيل قد تضعف من قوة الرسالة.
-
التدريب على لغة الجسد ونبرة الصوت فهي
جزء لا يتجزأ من اللغة.
على سبيل المثال عندما قدمت عرضاً
لشركائنا في قطاع التجميل، اكتشفت أن التفاصيل الفنية عن إدارة سلسلة الإمداد لم
تكن تهمهم بقدر اهتمامهم بتجربة العميل النهائية، لذلك عدلت العرض أثناء الجلسة،
وركزت على كيفية تحسين رضا العملاء بدلاً من التفاصيل التشغيلية، هذا التغيير
البسيط في اللغة جعل العرض أكثر إقناعاً وحقق النتيجة المطلوبة.
وفي الختام الفعالية لا تتحقق بجهد
فردي، بل عبر شبكة مترابطة من الاتصالات الإدارية الناجحة، واللغة هي العامل
الأساسي الذي يجعل هذه الشبكة متينة أو هشة، إن الاستثمار في تحسين أساليب التواصل
داخل المؤسسة لا يرفع الإنتاجية فحسب، بل يعزز الثقة بين الموظفين والإدارة، ويقوي
العلاقة مع العملاء وأصحاب المصلحة.
أنا شخصياً أدركت أن أبسط الكلمات يمكن
أن تحدث أكبر الفوارق، وأن وضوح الرسالة أهم من طولها، لذلك يبقى تطوير مهارات
الاتصال وتكييف اللغة مع المواقف المختلفة خطوة لا غنى عنها في رحلة أي مؤسسة نحو
النجاح.
المراجع :
زوزو ، رشيد و بوحنيك ، زينب . ( 2015
) . دور اللغة في تحقيق فعالية الاتصال الإداري . مجلة علوم الانسان والمجتمع . تم
الاسترجاع من الرابط
https://www.asjp.cerist.dz/en/downArticle/116/4/2/49900
الطبقجي ، محمود . ( 2012 ) . التواصل الثقافي في الأعمال الدولية .
عمان ، الأردن : دار غيداء للنشر والتوزيع . تم الاسترجاع من الرابط
https://platform.almanhal.com/Reader/Book/6334
