معوقات الاتصال المكتوب

من أحد أهم أنواع التواصل هو كتابة الرسائل ، وهي نقل وتبادل المعلومات التي على أساسها يتوحد الفكر ، وتتفق المفاهيم ، وتتخذ القرارات ، أو تبادل الحقائق أو الأفكار أو الآراء أو المشاعر من خلال عمليات الإرسال والاستقبال من شخص الى آخر . (  مسلم ، 2015 )

فالاتصال الكتابي يسهل الرجوع إليه لتحديد المسؤوليات ، كما أنه يوثق المعلومات للاستفادة منها في المستقبل ، بالإضافة الى أنه يضمن نقل بعض المعلومات والأجوبة لعدد كبير من العاملين . 

(  مسلم ، 2015 )

ولتحقق الرسائل أهدافها يجب علينا معرفة و تجنب معوقات الاتصال المكتوب ، والتي أذكر منها :

1 – عدم الدقة في كتابة البراهين والأدلة والحجج . ( أبو النصر ، 2012 )

فالبراهين والأدلة والحجج تعتبر قواعد التي تبنى عليها الحقائق في الرسالة ، وأي خلل أو خطأ أو عدم الدقة  في جمع هذه الأدلة ، سوف تكون الرسالة غير موثوقة وتعتمد على معلومات غير صحيحة ، مما يؤدي الى زعزعة الثقة من قبل القارئ اتجاه المرسل .

2 – العاطفية في عرض الآراء و الأفكار . ( أبو النصر ، 2012 )

إن ابراز العاطفة في كتابة الرسائل ، يوضح ميول المرسل وتعاطفه اتجاه رأي أو شخص أو فكرة ، و هذا ما يجعل القارئ ومتلقي الرسالة غير مبالي لهدف الرسالة ، بسبب تعاطف المرسل ، وعليه يجب على المرسل التأكد من أن تكون الرسالة موضوعية وبعيدة عن العاطفة ، وتخدم مصلحة العمل بالمقام الأول .

3 – الانفعال عند الكتابة . ( أبو النصر ، 2012 )

إن انفعال الكاتب عند الكتابة يجعل منه شخص متوتر ومن الممكن خروجه عن سياق الرسالة الأساسي ، وأهدافها بسبب انفعاله عند كتابة الرسالة ، فالكاتب الجيد يجب أن يكون بعيداً عن الانفعال ، ويبدأ كتابة الرسالة عندما يكون مستعداً لذلك .

4 – المبالغة في عرض وجهات النظر . ( أبو النصر ، 2012 )

إن المبالغة في عرض وجهات النظر ، يودي الى أن تكون الرسالة مملة بالنسبة الى القارئ ، فعند طرح وجهة نظر يجب عدم تكرارها ، وانما يجب كتابة الفكرة أو وجهة النظر بشكل واضح ومفهوم مع ذكر جميع المعلومات التي تخصها بالشكل الصحيح ، وعدم التكرار .

5 – عدم السلامة اللغوية . ( أبو النصر ، 2012 )

من أهم شروط الرسالة الناجحة هي السلامة اللغوية ، وخلو الرسالة من الأخطاء ، فهذا يكس احترافية الكاتب ، ويجعل منه أكثر ثقة بالنسبة للقارئ ، وعليه يجب الدقة في كتابة الرسائل ومراجعتها بدقة قبل ارسال الرسالة .

6 – تزويق الحقائق . ( أبو النصر ، 2012 )

وبمعنى آخر تجميل الحقائق التي لها تأثير سلبي على القارئ ، وجعلها مقبولة من طرف القارئ وهذا ما يؤدي فهم الرسالة بشكل غير صحيح ، وتعطي للقارئ انطباع سيئ عن المرسل بأنه يرسل معلومات مغلوطة وغير صحيحة ، فيجب على المرسل كتابة جميع الحقائق والمعلومات بشكل صحيح وبدقة دون تجميلها أو تزويقها .

7 – عرض الآراء غير الموثقة . ( أبو النصر ، 2012 )

إن كتابة الآراء دون التأكد من توثيقها والتأكد من صحتها ، قد يؤدي الى طرح آراء غير صحيحة ومغايرة للواقع ، مما ينتج عن أفعال تؤدي الى نتائج غير مرجوة ، فالهدف من الرسالة هو إيصال آراء أو أفكار أو توجيه من قبل المرسل الى المستلم ، وذلك ليتم  تعديل فعل أو قرار ، وبالتالي يجب أن تكون جميع الآراء والمعلومات موثقة وصحيحة  ليتم الوصول الى الهدف من الرسالة .

ومثال على المعوقات التي ذكرتها سابقاً ومن تجربتي الشخصية ، كنت مكلف بالإشراف على أحد فروع الشركة التي أعمل بها سابقاً ، وكان من مهامي رفع تقارير الدخل الى الإدارة المالية بشكل اسبوعي ، وفي أحد التقارير التي كنت اعمل على تجهيزها و ارسالها ، طلبت من احد الإداريين بتسليمي تقرير ايراد أحد الأقسام ، وقام الموظف بتسليمي التقرير حيث أدخلت نتائج التقرير في تقريري الذي اعده ولكن دون التأكد من أن تقرير الموظف كان صحيحاً ولم أقوم بمطابقة تقريره مع برنامج المحاسبي ، و عند ارسال التقرير الى الإدارة المالية تم افادتي من قبل المدير المالي بأنه يوجد عجز في حساب الصندوق في الفرع وذلك بسبب أن التقرير المرسل يحتوي على معلومات غير موثوقة ، مما اضطرني الى إعادة عمل التقرير وارسال خطاب الى المدير المالي لتوضح الخطأ الذي تم ارتكابه ، وهذا ما أدى الى ضياع الوقت بإعادة عمل التقرير بسبب عدم التأكد من موثوقية المعلومات المستلمة من الموظف .

وفي الختام نرى أن لمعوقات الاتصال المكتوب تأثير كبير على الرسائل وأهدافها ، وتقلل من فعالية الاتصال المكتوب أو حتى من الممكن عدم الوصول الى أهدافه .

وعليه يجب مراعات تجنب تلك المعوقات ليكون الاتصال المكتوب بالشكل المثالي الصحيح و يحقق أهدافه المرجوة .

عدد الكلمات : 679

المراجع :

مسلم ، عبد الله . ( 2015 ) . مهارات الاتصال الإداري والحوار ( الطبعة الأولى ) . عمان ، الأردن : دار المعتز للنشر والتوزيع .

أبو النصر ، مدحت . ( 2012 ) . مهارات الاتصال الفعال مع الآخرين . القاهرة ، مصر : المجموعة العربية للتدريب والنشر

 جميل الحمو / 2024

الخلاصة :

النص يتحدث عن أهمية كتابة الرسائل كوسيلة لنقل المعلومات وتبادل الأفكار والآراء. كما يشير إلى معوقات الاتصال المكتوب مثل عدم الدقة في البراهين والأدلة والحجج، والعاطفية في عرض الآراء، والانفعال عند الكتابة، والمبالغة في عرض وجهات النظر، وعدم السلامة اللغوية، وتزويق الحقائق، وعرض الآراء غير الموثقة. ويقدم مثالاً عن تأثير عدم التأكد من موثوقية المعلومات في تقرير مالي على فعالية الاتصال المكتوب. يختتم النص بتأكيد أهمية تجنب تلك المعوقات لضمان فعالية الاتصال المكتوب.

Summary:

The text discusses the importance of writing messages as a means of conveying information and exchanging ideas and opinions. It also points out the obstacles of written communication such as lack of accuracy in evidence and arguments, emotional presentation of opinions, getting emotional while writing, exaggerating viewpoints, lack of linguistic accuracy, embellishing facts, and presenting undocumented opinions. It provides an example of the impact of not verifying the reliability of information in a financial report on the effectiveness of written communication. The text concludes by emphasizing the importance of avoiding these obstacles to ensure the effectiveness of written communication.