من أحد أهم أنواع التواصل هو كتابة الرسائل و من أجل تحقيق النتائج والأهداف المرجوة لتكون الرسالة ناجحة يجب علينا معرفة خصائص ومعايير الرسالة الناجحة . ( د. حريم . 2010 )
فهناك عدد من المعايير التي يجب أن تكون مأخوذة بعين الاعتبار عند كتابة أي رسالة ومنها :
أولا ً – الوضوح :
حيث يجب أن تكون الرسالة واضحة ومفهومة بشكل كامل للقارئ ، فعلى المرسل أن يكون على علم بالشخص الذي يقوم بإرسال الرسالة له ، وذلك من مستواه العلمي ودرجة ذكائه و تقبله وفهمه للكلمات والمصطلحات الواردة في الرسالة ، واللغة التي يتحدث بها ، و قيمه ومبادئه و ثقافته ( من أي بلد ). حيث يستطيع القارئ التوصل لمعنى الرسالة دون أن يقوم بالتخمين والتكهن حول ما تعنيه هذه الرسالة . ( د. حريم . 2010 )
ومثال على ذلك : قام مدير مبيعات أحد الشركات بإرسال طلبية الى مدير الإنتاج باللغة الفرسية علماً بأن مدير الإنتاج يتحدث اللغة العربية والانجليزية ، وعليه فلم يستطيع متلقي الرسالة وهو مدير الإنتاج من فهم هذه الطلبية ، مما ضره الى كتابة رسالة رد الى مدير المبيعات يطلب منه إعادة ارسال الطلبية باللغة العربية حتى يستطيع فهمها بالشكل الصحيح ، وهذا ما أدى الى ضياع الوقت وتأخر تجيز الطلبية من قبل إدارة الإنتاج .
ثانياً – الكمال والشمول :
يجب أن تحتوي الرسالة على جميع المعلومات الازمة والتي يحتاجها المتلقي ليستطيع فهم الرسالة بالشكل الصحيح والاستجابة كما يرغب المرسل ، فعلى المرسل أن يضع نفسه مكان المتلقي ويسأل نفسه هل المعلومات الواردة في الرسالة كافيه أم توجد بعض المعلومات الغير واضحة و يجب كتابتها . ( د. حريم . 2010 )
ومثال على ذلك : في الشركة التي أعمل بها تم ارسال خطاب من قبل مشرف أحد الأقسام بطلب شاشة عرض ليتم وضع فيديوهات ترويجيه عليها ، وكان الخطاب لا يحتوي على أي من المواصفات المطلوبة في الشاشة المطلوبة ، مما اضطرني الى كتابة خطاب الرد بطلب مواصفات الشاشة من حجمها ودقتها و المكان الذي يتم وضع الشاشة به ، وهذا ما أدى الى ضياع وقت المرسل والمستقبل بالإضافة الى التأخر بتلبيه حاجة القسم بشراء الشاشة .
ثالثاً – الايجاز – الاختصار :
حيث يتم تحويل الفكرة الذهنية الى رسالة بأقل عدد من الكلمات دون أن يؤثر ذلك سلباً على الخصائص الأخرى للرسالة الناجحة ، وهذا لا يتناقض مع وجوب أن تكون الرسالة كاملة ، فيجب أن تحتوي الرسالة على جميع المعلومات المطلوبة و استبعاد المعلومات الغير ضرورية ، وكما يجب تجنب العبارات الطويلة وتكرار الفكرة دون مبرر ، وذكر تفاصيل غير ضرورة ، حيث أن الرسالة الطويلة تصبح مملة بالنسبة للقارئ ولن يستطيع التركيز على المواضيع الأساسية فيها . ( د. حريم . 2010 )
ومثال على ذلك : قام أحد الموظفين بإرسال رسالة الى مدير الشركة بطلب زيادة في الراتب ، ولكن الرسالة كانت تحتوي على معلومات كثيرة وغير ضرورية بالنسبة للمدير ، كالمصاريف الشخصية الخاصة بالموظفة ، وغيرها من التفاصيل الغير هامة ، حيث كانت الرسالة عبارة عن ثلاث صفحات معظم محتواها غير ضروري ، مما أدى الى تجاهل المدير تلك الرسالة بسبب ضيق وقت المدير بمتابعة أمور الشركة الهامة .
رابعاً - التماسك والترابط الرسالة يؤثر على وضوح الرسالة ، و التماسك والترابط هو أن تكون الأفكار والمعلومات الواردة في الرسالة مرتبطة ببعضها البعض . ( د. حريم . 2010 )
خامساً - الدقة والصحة في كتابة المعلومات ولغة الرسالة تعتبر من المعايير الرئيسية لنجاح الرسالة . ( د. حريم . 2010 )
سادساً – الواقعية و مخاطبة الحواس : فالكلمات الواقعية يستطيع القارئ أن يراها و يلمسها وهي تحاكي تجارب وخبرات القارئ وبالتالي تثير اهتمامه و تجذب انتباهه . ( د. حريم . 2010 )
سابعاً – بناء السمعة الطيبة : فالرسالة الناجحة تبني علاقة جيدة بين المرسل والقارئ من خلال تأثيرها الإيجابي والحسب للقارئ . ( د. حريم . 2010 )
المراجع :
د . حريم ، حسين ( 2010 ) . مهارات الاتصال في عالم الاقتصاد والإدارة . عمان . الأردن , دار الحامد للنشر والتوزيع . الطبعة الأولى .
جميل الحمو / 2023
الخلاصة :
يجب على الشخص الذي يكتب رسالة أن يأخذ بعين الاعتبار عدة معايير لضمان نجاح الرسالة. أولاً، يجب أن تكون الرسالة واضحة ومفهومة للقارئ، ويجب أن تحتوي على جميع المعلومات الضرورية. ثانياً، يجب أن تكون الرسالة موجزة ومختصرة دون التضحية بالمعلومات الأساسية. ثالثاً، يجب أن تكون الأفكار والمعلومات في الرسالة مترابطة ومتماسكة. رابعاً، يجب أن تكون الرسالة دقيقة وصحيحة، ويجب استخدام لغة مناسبة. خامساً، يجب أن تكون الرسالة واقعية وتخاطب الحواس لتثير اهتمام القارئ. سادساً، يجب أن تبني الرسالة سمعة طيبة بين المرسل والقارئ من خلال تأثيرها الإيجابي والحسن.
Summary:
The person writing a message must take into consideration several criteria to ensure the success of the message. Firstly, the message must be clear and understandable to the reader, and it must contain all necessary information. Secondly, the message should be concise and to the point without sacrificing essential information. Thirdly, the ideas and information in the message should be interconnected and coherent. Fourthly, the message should be accurate and precise, and appropriate language should be used. Fifthly, the message should be realistic and appeal to the senses to capture the reader's interest. Sixthly, the message should build a good reputation between the sender and the reader through its positive and good impact.
