يستخدم الانسان أسلوب الكتابة لعدة أسباب منها، التواصل مع الآخرين في حال تعذر عملية التخاطب معهم ، و تعزيز وتأكيد الاتصالات الشفهية التي حدثت ، و توثيق ما تم الاتفاق عليه بين الطرفين ، كما أنها تعطي كاتبها فرصة للتفكير والدراسة وتحري الدقة في التعبير، و تعطي قارئها فرصة طيبة للتفكير والوقت الكافي للدراسة واتخاذ القرار. ( أبو النصر ، 2012 )
ومن أجل ذلك تعتبر الكتابة من أهم عميات الاتصال والتواصل ، وليكون أسلوب الكتابة بالشكل الصحيح يجب اتباع إرشادات خاصة للكتابة السليمة ، اذكر منها :
ضع مقدمة بسيطة تم ادخل في الموضوع بشكل مباشر : ( أبو النصر ، 2012 ) -
حيث كتابة مقدمة بسيطة في بداية الرسالة توضح الغاية من الرسالة ، تسهل على القارئ فهم ومعرفة فحوى الرسالة ، على أن تكون هذه المقدمة بسيطة وقصيرة حتى لا يشعر القارئ بالملل .
الوضوح : ( أبو النصر ، 2012 ) -
إن الوضوح في كتابة الرسالة من أهم مقومات الرسالة الناجحة ، حيث يجب الابتعاد عن الغموض ، والمصطلحات التي لها أكثر من معنى ، وذلك يتصل فكرة الرسالة بالشكل الصحيح الى القارئ ، دون حوث أي التباس بالمعنى .
الاكتمال والشمولية : ( أبو النصر ، 2012 ) -
لتكون الرسالة ناجحة و تؤدي الهدف منها ، يجب أن تكون جميع المعلومات التي يحتاجها القارئ مذكورة بشكل واضح في الرسالة ، حيث يجب على المرسل أن يتخيل أنه متلقي الرسالة ، ويقوم بقراءة جميع المعلومات الواردة بها ، ويسأل نفسه هل هذه المعلومات تستوفي حاجة القارئ أم يوجد معلومات تنقصه .
الاختصار دون إخلال : ( أبو النصر ، 2012 ) -
حيث كلما كانت الرسالة قصيرة ، أدت الى وصول مضمونها الى القارئ ، دون تأفف وملل ، حيث أن الرسائل الطويلة تجعل القارئ يشعل بالملل من قراءتها ، بالإضافة الى ضياع وقت المرسل بكتابتها ، وضياع وقت القارئ بقراءتها ، مع الأخذ بعين الاعتبار أن تكون جميع المعلومات مذكورة بشكل كامل دون الاختصار بالمعلومات الهامة .
الخلو من الأخطاء اللغوية : ( أبو النصر ، 2012 ) -
إن الأخطاء اللغوية المتكررة توصل فكرة عن الكاتب بأنه غير مؤهل لكتابة الرسالة ، وأنه شخص غير مهني ، و بعيد عن الدقة ، بالتالي سوف يتم استقبال الرسالة من القارئ بطريقة غير جدية ، بالإضافة الى أن الأخطاء اللغوية تجعل القارئ مشتت بقراءة الرسالة .
ومثال على الارشادات السابقة ، اذكر لكم أحد الخطابات التي قمت بها سابقاً وهو رسالة قمت بإرسالها الى مدير المشتريات في عملي :
التاريخ : 18/1/2018 م
الموضوع : طلب توريد شاشة عرض
الفرع : فرع الدمام
السيد مدير قسم المشتريات المحترم
حية طيبة وبعد
أرجو منكم توجيه من يلزم بتوريد شاشة عرض لفرع الشركة في مدينة الدمام ، وذلك لحاجة الفرع لعرض بعد المواد الدعائية على الشاشة ، على أن تكون الشاشة بالمواصفات التالية :
مقاس الشاشة 65 انش -
برنامج تشغيل الشاشة اندرويد أو ما يعادله من برامج التشغيل -
تستطيع قراءة وعرض الفيديوهات من لاحقة ام بي 4 + او او في + ام بي أي جي -
يكون للشاشة ضمان لمدة سنتين -
أن تكون الشاشة من ماركة سوني أو سامسونج أو ال جي -
على أن يتم توريد الشاشة بموعد أقصاه يوم السبت الموافق 27/1/2018
شاكرين ومقدرين تعاونكم معنا
ومن المثال السابق نستطيع أن نشرح كيف تم التقيد بالإرشادات المذكورة سابقاً
المقمة البسيطة : هي الموضوع والتحية وطلب الشاشة -
الوضوح : كانت الرسالة واضحة وجميع مفرداتها خالية من الغموض -
الاكتمال والشمولية : تم ذكر مواصفات الشاشة بالتفصيل وأسباب شرائها -
الاختصار دون الاخلال : كانت الرسالة مختصرة مع ذكر جميع المعلومات اللازمة للقارئ -
الخلو من الأخطاء اللغوية حيث لا يوجد أخطاء لغوية في الرسالة -
وفي الختام ومما اوضحته سابقاُ فإن إرشادات الكتابة تعتبر هي حجر الأساس لأي رسالة يتم كتابتها ، وبدون معرفة هذه الارشادات سوف تكون الرسالة بدون هدف أو معنى للقارئ ، بالتالي فلن تصل الى غايتها .
عدد الكلمات (586)
المراجع :
د . أبو النصر ، مدحت ( 2012 ) . مهارات الاتصال الفعال مع الآخرين . القاهرة . مصر : المجموعة العربية للتدريب والنشر .
جميل الحمو / 2024
الخلاصة :
الكتابة تستخدم للتواصل مع الآخرين وتوثيق الاتفاقيات وتعزيز الاتصالات الشفهية. لكتابة رسالة ناجحة، يجب وضع مقدمة بسيطة، والتأكد من الوضوح والشمولية، والاختصار دون الإخلال، والابتعاد عن الأخطاء اللغوية. الرسالة المذكورة كانت مثالاً جيداً على اتباع هذه الإرشادات.
Summary:
Writing is used to communicate with others, document agreements, and enhance oral communication. To write a successful message, it is important to include a simple introduction, ensure clarity and completeness, be concise without sacrificing detail, and avoid language errors. The mentioned message was a good example of following these guidelines.
