معوقات الاتصالات التجارية

الاتصال هو إرسال معلومات من طرف لآخر في منظمة بما يؤدي إلى نتيجة معينة ، تغير في السلوك أو الممارسات . وهو عملية نحاول من خلالها توصيل أفكارنا و آرائنا و رغباتنا ومشاعرنا للأخرين

 ( د. حريم ، 2010 )

ولنستطيع أن نقوم بالتواصل الصحيح يجب علينا معرفة المعوقات التي تخول دون الاستفادة من هذا الاتصال ، واذكر لكم بعض هذه المعوقات :

استخدام مصطلحات أو تعبيرات غير مناسبة . ( أبو النصر ، 2012 ) - 

حيث ان المصطلحات غير المناسبة تؤدي الى تشتت المنصت ، وخروجه من صلب الموضوع .

ومثال على ذلك أن يقوم المتصل بالتحدث بمصطلحات اجنبية مع متلقين أو منصتين ذو ثقافة محدودة أو شهادات علمية متدنية ، حيث أن هذه المصطلحات تعتبر غير مفهومة بالنسبة لهم ولن يتم التجاوب مع المتصل .

اختيار وسيلة اتصال غير مناسبة . ( أبو النصر ، 2012 ) - 

فاختيار وسيلة الاتصال المناسبة هي من أحد اهم أسباب نجاح اهداف الاتصال , فيجب الحرص على اختيار وسيلة الاتصال المناسبة لتحقيق اهداف هذا الاتصال .

ومثال على ذلك أن يتم عمل اتصال عن طريق الهاتف مع موظفين لشرح طريقة العمل على برنامج معين ، حيث أن من الضروري في هذه الحالة أن يتم عمل اجتماع معهم وعرض هذا البرنامج والعمل عليه أمام الموظفين ليتم فهم طريقة العمل بالشكل الصحيح .

المقاطعة المستمرة عند الحديث .  ( أبو النصر ، 2012 ) -

يجب عند اجراء أي اتصال أن يكون هناك انصات جيد من كلا طرفين الاتصال ، فالإنصات الجيد يتيح للمتحدث إيصال الفكرة كاملة ، بالإضافة الى الاستفادة القصوى من قبل المنصت لجمع أكبر قدر من المعلومات في هذا الاتصال .

ومثال على ذلك أن يقوم المنصت بمقاطعة مستمرة للمتحدث لسؤاله عن بعض النقاط التي تم التحدث عنها في عملية الاتصال ، وهذا ما يؤدي الى تشتت المتحدث ، و يسبب له الارتباك .

الأحاديث الجانبية . ( أبو النصر ، 2012 ) - 

فالأحاديث الجانية خلال عملية الاتصال ، يخرج المتحدث والمنصت من وضعية التركيز في هذا الاتصال ، وهذا ما يؤدي الى فقد بعض المعلومات المهمة التي يمكن مناقشتها خلال عملية الاتصال تلك .

ومثال على ذلك أن يقوم بعض الطلاب داخل القاعة بالتحدث مع بعضهم بأمور شخصية خلال المحاضرة ، مما يؤدي الى انتهاء مدة المحاضرة دون الاستفادة من المعلومات التي يقوم الدكتور بتوصيلها للطلاب .

المجادلة خارج الموضوع . ( أبو النصر ، 2012 ) - 

 ففتح مواضيع وعمل مجادلة خارج موضوع الاتصال يؤدي الى فقدان السيطرة على هذا الاتصال من قبل المتحدث و المنصت .

ومثال على ذلك أن يقوم المتلقي بفتح موضوع مع المتحدث خارج عن موضوع الاتصال ويدخلون بجدال بخصوص هذا الموضوع ، وهذا ما يؤدي الى ضياع وقت كبير في مواضيع خارج نطاق هذا الاتصال .

ضعف القدرة اللغوية لدى المرسل أو المستقبل أو الاثنين معاً . ( أبو النصر ، 2012 ) - 

حيث أن ضعف القدرة اللغوية لدى المرسل أو المستقبل أو كليهما قد يؤدي إلى إيصال معلومات مغلوطة ، فضعف اللغة واستبدال بعض الأحرف أو حتى التشكيل يؤدي الى تغيير كبير بالمعنى .

ومثال على ذلك تم ارسال خطاب من قبل مدير فرع الى الإدارة المالية في أحد الشركات كانت الرسالة أن يتم خصم مبلغ معين على موظف بالأقساط الشهرية ولكن كاتب الرسالة أخطأ في صياغة الرسالة وكانت كالتالي :

نرجو منكم دفع قيمة المبلغ المعلق على الموظف عن طريق الإسقاط (( بدلاً من الأقساط )) حيث تم تبديل حرفين في الكلمة مما أدى الى إسقاط المبلغ من حساب الموظف بشكل كامل و تحميل الفرع هذا المبلغ كديون معدومة وهذا ما أدى الى خسارة الشركة لهذا المبلغ بسبب خطأ صغير بالخطاب المرسل .

 ومن تجربتي الشخصية والتي إعاقة احدى عمليات الاتصال في العمل لدي هي المقاطعة المستمرة أثناء عملية الاتصال حيث كنت في اجتماع مع بعض الموظفين الجدد لأقوم بتدريبهم على العمل في الشركة التي أعمل بها ، عند البدء بالتدريب قام أحد المتدربين بطرح أسئلة عن طريقة العمل ، وبعد كل فترة وجيزة يقوم نفس الموظف بطرح أسئلة أخرى ، مما أدى الى تشتتي داخل الاجتماع . وعندها قمت بتوجيه جميع الموظفين بتأجيل أي أسئلة حتى نهاية الاجتماع ، وذلك لأستطيع المضي قدماً بالتدريب .

وفي الختام فأن معوقات الاتصال لها تأثير سلبي كبير على عملية الاتصال وقد تؤدي أحياناً الى فهم المعلومات بالشكل الخاطئ كما ذكرت سابقاً بأحد الأمثلة .

وعليه يجب علينا تسحين مهارات التواصل لدينا لتجنب والحد من معوقات الاتصال .

عدد الكلمات ( 698 )

            المراجع :

د . حريم ، حسين ( 2010 ) . مهارات الاتصال في عالم الاقتصاد والإدارة . عمان . الأردن : دار الحامد للنشر والتوزيع . الطبعة الأولى .

د . أبو النصر ، مدحت ( 2012 ) . مهارات الاتصال الفعال مع الآخرين . القاهرة . مصر : المجموعة العربية للتدريب والنشر .

جميل الحمو / 2024

الخلاصة :

النص يتحدث عن أهمية الاتصال في تبادل المعلومات والأفكار بين الأفراد في المنظمات. كما يشير إلى بعض المعوقات التي قد تحدث خلال عملية الاتصال مثل استخدام مصطلحات غير مناسبة، اختيار وسيلة اتصال غير مناسبة، المقاطعة المستمرة، الأحاديث الجانبية، المجادلة خارج الموضوع، وضعف القدرة اللغوية. ويقدم مثالاً شخصياً عن تجربة مع معوقة المقاطعة المستمرة خلال اجتماع تدريبي. يختتم النص بتأكيد على أهمية تحسين مهارات التواصل لتجنب هذه المعوقات وضمان فهم صحيح للمعلومات.

Summary:

The text discusses the importance of communication in exchanging information and ideas among individuals in organizations. It also points out some obstacles that may occur during the communication process, such as using inappropriate terms, choosing an inappropriate means of communication, continuous interruption, side conversations, off-topic arguments, and linguistic weakness. It provides a personal example of experiencing the obstacle of continuous interruption during a training meeting. The text concludes by emphasizing the importance of improving communication skills to avoid these obstacles and ensure a proper understanding of information.