إن إعداد التقارير هي إحدى مهارات الاتصال الإداري ، ويقصد بها نقل وتبادل المعلومات التي على أساسها يتوحد الفكر ، وتتفق المفاهيم ، و تتخذ القرارات ، أو تبادل الحقائق أو الأفكار أو الآراء أو المشاعر من خلال عمليات الإرسال والاستقبال من شخص الى آخر . ( مسلم ، 2015 م )
ومن المؤكد أن شكل ومظهر التقرير يحدد استجابة القارئ له فكلما كان التقرير مقبولاُ ويحتوي على العناوين الواضحة والتنسيق المناسب ، فإن هذا المظهر لابد أن يلقى من القارئ استحساناً كبيراً , و أن يلفت انتباهه ، وبالتالي يؤدي استجابة لهذا التقرير . ( الخزامي ، 2009 )
وتقسم التقارير الى نوعين :
النوع الأول التقارير القصيرة : وهي تقتصر على صفحة العنوان و نص التقرير فقط , ومثال على هذه التقارير المذكرات و تقارير الإحاطة الدورية ، وبعض تقارير الفحص والتوصية . ( الخزامي ، 2009 )
النوع الثاني التقارير الطويلة : وهي تقسم الى ثلاث أقسام :
1 – الأجزاء التمهيدية : وهي الخطاب المرسل مع التقرير و صفحة العنوان و وخطاب التكليف أو الشكر و فكرة عن التقرير . ( الخزامي ، 2009 )
2 – الأجزاء الرئيسية : وهي مقدمة التقرير , نقاط البحث التي يناقشها التقرير ، النتائج والتوصيات التي ينتهي إليها . ( الخزامي ، 2009 )
3 – الملاحق والمراجع : وهي الجداول والإحصاءات والرسومات البيانية وما إلى ذلك ، مراجع التقرير ، الفهرس . ( الخزامي ، 2009 )
ومن خصائص كتابة التقرير الجيد :
1 - الوضوح والدقة: وذلك باستعمال الألفاظ الشائعة، والابتعاد عن المصطلحات الغامضة والمبهمة.
2 - أن يكون التقرير مقنعًا فيما يعرضه من معلومات؛ ليجذب انتباه المتلقي.
3 - أن تعرض المعلومات بأسلوب موضوعي محايد غير متحيز.
4 - أن يكون حَسَنَ الترتيب والتنسيق تبرز فيه النتائج بوضوح.
5 - الدقة والأمانة في عرض مشكلة التقرير، واستقاء المعلومات مباشرة من مصادرها الأساسية.
6 - مراعاة قواعد اللغة العربية، بما فيها قواعد الربط الكتابي وأدواته.
7 - دعم ما يتضمنه التقرير بالأدلة والبراهين مع التحليل والتوضيح. ( جامعة الملك سعود ، 2023 )
ومن الأمثلة على كتابة التقارير حيث أن طبيعة عملي سابقاً أن أقوم برفع تقارير بشكل دوري ( اسبوعياً وشهرياً ) الى الإدارة العليا وذلك لعمل تقييم عام لفروع الشركة , ومن ضمن تلك التقارير تقرير الدخل للفرع حيث تم طلب تقرير مفصل لدخل الفرع من قبل الإدارة العليا .
وعليه قمت بجميع وطباعة جميع البيانات التي تخص التقرير المطلوب ، بالإضافة الى تقرير عن الصندوق وكشف حساب البنك ، لتأكيد المعلومات التي سوف أوردها في التقرير ، وبعد أن استكملت جميع البيانات المطلوبة بالشكل الصحيح ، قمت بعمل التقرير بشكل واضح ومفهوم ، وادرجت جميع البيانات بدقة ، وقمت بعمل تنظيم للتقرير من حيث الترتيب و توضيح الأقسام ودخل كل قسم ، وارفقت جميع الأدلة والبراهين مع الإشارة اليها في التقرير , بالإضافة الى كتابة بعض التوصيات والحلول لتحسين أداء الفرع .
وبعد الانتهاء من عمل التقرير قمت بتسليمه الى الإدارة العليا ، والتي قامت بدورها بطلبي مرة أخرى لتسليمي خطاب شكر عن العمل الذي قمت به بإعداد التقرير ، كما تم التوجيه بالموافقة على التوصيات والمقترحات التي قمت بإرفاقها مع التقرير لتحسين أداء ودخل الفرع .
ومن وجهة نظري بأن هذا التقرير الذي قمت بإعداده كان من افضل التقارير التي قمت بها بسبب احتوائه على جميع خصائص التقرير الجيد التي ذكرتها سابقاُ ولا يحتاج الى أي تعديل .
وفي الختام إن للتقارير دور مهم جداً في نجاح أي منظمة , حيث أنها تعكس الواقع الحقيقي الذي تكون عليه المنظمة ، دون تجميل الحقائق ، وبالتالي يمكن أخذ الاجراء الصحيح على ضوء هذه التقارير .
فقبل البدء بإعداد أي تقرير يجب علينا الاطلاع على خصائص التقرير الجيد و الغاية من كتابة التقارير ، و العمل على ادراج جمع الحقائق و بدقة متناهية و أمانة وتجد التلاعب و تجميل الحقائق .
المراجع :
مسلم ، عبد الله حسن . ( 2015 م ) . مهارات الاتصال الإداري والحوار( الطبعة الأولى ) : إعداد و كتابة التقارير . عمان ، الأردن : دار المعتز للنشر والتوزيع .
الخزامي ، عبد الحكيم أحمد . فن كتابة التقارير : كيف تكتب تقريراً علمياً و إدارياً ومهنياً بنجاح . القاهرة ، مصر : دار الطلائع للنشر والتوزيع و التصدير .
جامعة الملك سعود . ( 2023 ) . فن كتابة التقارير الإدارية . تم الاسترجاع من الرابط
https://chss.ksu.edu.sa/ar/node/5144
جميل الحمو / 2024
الخلاصة :
التقارير هي مهارة اتصال إداري تهدف إلى نقل وتبادل المعلومات وتوحيد الفكر واتخاذ القرارات. تنقسم التقارير إلى قصيرة وطويلة، وتتميز كتابة التقرير الجيد بالوضوح والدقة والموضوعية والترتيب والدعم بالأدلة. يمكن أن تكون التقارير مفيدة في تقييم الأداء واتخاذ القرارات الصحيحة.
Summary:
Reports are an administrative communication skill aimed at transferring and exchanging information, unifying thinking, and making decisions. Reports are divided into short and long, and good report writing is characterized by clarity, accuracy, objectivity, organization, and evidence-based support. Reports can be useful in evaluating performance and making the right decisions.
